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檔案管理系統

2017/04/28 點擊量:0

  1、辦公效率大幅提高
  計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤,結果又費時,又費力。在應用了計算機軟件處理后,使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡單易行。
  2、文件和文字信息得到充分交流與共享
  在原始的手工操作管理中,企事業單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費,還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后,檔案管理由案卷級深入到文件級,由單途徑管理發展為體系管理,由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展,實現檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統建立共聯,提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率,可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理,可以保證很高的查全率和查準率,可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺,了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
  3、電于文件保存的穩定性
  與紙質檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質,纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發生水解和氧化反應,在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術日新月異,貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟,我們可以根據不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤,大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時間長,受外部環境影響小,不易損壞,具有很強的穩定性。
  4、提高了文件傳遞的速度和安全性
  日常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生,文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時,文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應用計算機網絡技術下,直接通過網絡工其進行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時間性

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